To pytanie bardzo często słyszymy od klientów. Czy zdążymy z przygotowaniem promocji w podanym terminie? Czy da się zrobić konkurs w ciągu miesiąca? Czy loteria promocyjna mogłaby się zacząć w najbliższy poniedziałek?

Na większość takich pytań odpowiadamy, że tak, możemy, uda się, zwłaszcza przy ścisłej współpracy z klientem. Bywa, że rekomendujemy późniejsze rozpoczęcie działań, najczęściej ze względu na czas potrzebny na produkcję. Czasem jednak musimy powiedzieć, że coś nie jest możliwe.

Kiedy więc planować promocję? Z jakim wyprzedzeniem?

Aby przygotować promocję sprzedaży, musimy zająć się:

1.    przygotowaniem komunikacji promocji

2.    mechanizmem promocji, czyli jej formą prawną, sposobem wzięcia udziału, nagrodami.

Komunikacja promocji powinna zawierać wiele szczegółowych informacji. Jej głównym celem jest zainteresowanie marką, zachęcenie do zakupu promowanego produktu i wzięcia udziału w promocji, co w uzyskuje się najczęściej poprzez pokazanie atrakcyjnych nagród. Trzeba jednak pamiętać, że osoby decydujące się na udział w promocji muszą mieć możliwość zapoznać się ze wszystkimi potrzebnymi do wzięcia w niej udziału szczegółami. Warunki promocji muszą być przekazane w pełni i na tyle szczegółowo, aby nie budziły najmniejszych wątpliwości. To ważne, ponieważ – poza oczywistym negatywnym wpływem na brand experience – wątpliwości prowadzą wprost do zwiększonej liczby zapytań kierowanych do organizatora w czasie promocji i reklamacji po jej zakończeniu, a w skrajnych przypadkach do zainteresowania rzeczników praw konsumenta, UOKiK czy nawet organów skarbowych.

Co z tego wynika dla procesu przygotowania promocji?

Wszystkie informacje o promocji, a więc jej forma prawna, mechanizm, sposób w jaki można wziąć w niej udział (łącznie z adresem strony internetowej czy numerem telefonu do wysyłki SMS), termin, nagrody, muszą być znane najpóźniej przed wysyłką plików produkcyjnych. Możliwe jest przygotowanie key visualu, który nie będzie zawierał wszystkich potrzebnych informacji, ale muszą one zostać uzupełnione najpóźniej na etapie przygotowywania konkretnych formatów.

Kiedy więc potrzebne są pliki produkcyjne?

Przy kampaniach digitalowych są one potrzebne z niewielkim, kilkudniowym wyprzedzeniem. Kampanie telewizyjne i radiowe oznaczają już większe wyprzedzenie, a jeszcze dłuższego wyprzedzenia wymaga produkcja materiałów POSM. Mam tu na myśli zwłaszcza klasyczne standy i prepacki oraz ekspozycje spektakularne, których czas produkcji liczy się w tygodniach i miesiącach. Jeśli pod promocję będzie produkowana specjalna partia produktu, z informacją na opakowaniach, o artworkach musimy pomyśleć z jeszcze większym wyprzedzeniem. Każdorazowo, dla bezpieczeństwa, terminy powinny być potwierdzone przez producentów.

Tak więc pierwszy termin oddania plików produkcyjnych jest jednocześnie terminem, kiedy promocja musi być już starannie zaplanowana – nawet, jeśli standy idą do produkcji z wyprzedzeniem 3 miesięcy. Jeśli zdecydujemy, że na danej powierzchni nie jest konieczne zamieszczenie wszystkich informacji o promocji, to musi to być decyzja, a nie przypadek. Musi wynikać z zaprojektowanej wcześniej „ścieżki uczestnika promocji”, abyśmy mieli pewność, że znajdzie on wszystkie potrzebne lub wymagane prawem informacje w odpowiedniej chwili.

Czynniki formalne

Poza terminami produkcyjnymi musimy wziąć pod uwagę również czynniki formalne.

Przeprowadzenie loterii wymaga uzyskania zezwolenia Dyrektora Izby Skarbowej, który na jej wydanie ma 2 miesiące od chwili wpłynięcia wniosku zawierającego gotowy regulamin loterii. Z kolei na przygotowanie regulaminu rozsądnie jest założyć co najmniej miesiąc, w czasie którego poza ustaleniem absolutnie wszystkich, najdrobniejszych nawet szczegółów przebiegu loterii, trzeba będzie uzyskać również akceptację regulaminu z działu prawnego.

Druga forma promocji wymagająca dopełnienia formalności w urzędach to konkurs ze zgłoszeniami wysyłanymi SMS-em na numer premium, czyli numer o podwyższonej opłacie. W tym przypadku regulamin musi być gotowy najpóźniej 17 dni przed startem konkursu ze względu na ustawowy wymóg zgłoszenia takiego konkursu do UKE na 2 tygodnie przed jego rozpoczęciem.

Podsumowując:

– loterię można przygotować w 3 miesiące

– konkurs ze zgłoszeniami wysyłanymi SMS-em na numer premium wymaga co najmniej miesiąca wyprzedzenia

– inną promocję i konkurs ze zgłoszeniami wysyłanymi w inny sposób (w tym SMS-em na numer skrócony, ale nie numer premium) można przygotować w 2 tygodnie.

W każdym przypadku musimy jednak terminy te skoordynować z terminami przygotowania komunikacji. Dlatego też przygotowanie harmonogramu prac jest pierwszą rzeczą, którą robimy przy realizacji nowego zlecenia. Dobrze przygotowany harmonogram doskonale pokazuje zależności między poszczególnymi pracami i pozwala uniknąć błędów w planowaniu prac.

Działania dobrze jest zacząć na 3-6 miesięcy przed promocją, ale w razie konieczności szybszego działania daj znać, na pewno znajdziemy rozwiązanie.